Wie wir mit PatientNotes.ai 2 Stunden täglich sparen

Als Zahnärztin verbringe ich den Großteil meines Tages mit dem, was ich liebe: meinen Patientinnen und Patienten helfen. Doch nach dem letzten Termin war der Arbeitstag lange nicht vorbei. Über zwei Stunden täglich saß ich abends am Schreibtisch, um Behandlungsverläufe zu dokumentieren, Befunde zu formulieren und Notizen in unsere Praxissoftware Charly zu übertragen.

Der klassische Ablauf sah so aus: Während der Behandlung kurze Stichpunkte auf Papier notieren, nach Feierabend alles in vollständige Dokumentationen umschreiben. Dabei gingen Details verloren, die Formulierungen waren oft hastig und die Qualität der Dokumentation litt — ganz zu schweigen von meiner Work-Life-Balance.

Dieses Problem betrifft nicht nur mich. Studien zeigen, dass Ärztinnen und Ärzte im Durchschnitt zwei bis drei Stunden pro Tag mit administrativer Dokumentation verbringen — Zeit, die weder den Patienten zugutekommt noch zur beruflichen Zufriedenheit beiträgt. Für eine inhabergeführte Praxis wie unsere bedeutet das: weniger Zeit für Patienten, weniger Zeit für Familie, und ein schleichender Weg in Richtung Burnout.

Ich wusste, dass es eine bessere Lösung geben muss — und begann, mich mit KI-gestützter Dokumentation zu beschäftigen.

PatientNotes.ai ist ein KI-gestützter Medical Scribe, der das Gespräch zwischen Arzt und Patient während der Behandlung aufnimmt und daraus automatisch strukturierte, medizinisch korrekte Dokumentationen erstellt — in Echtzeit.

Warum habe ich mich für PatientNotes.ai entschieden? Mehrere Gründe waren ausschlaggebend:

• Spezialisierung auf Zahnmedizin: Anders als allgemeine Diktiersoftware versteht PatientNotes.ai zahnmedizinische Fachbegriffe, Befundcodes und Behandlungsabläufe. Die KI wurde mit über 28 medizinischen Fachrichtungen trainiert.
• Deutsche Sprache: Viele KI-Tools funktionieren nur auf Englisch. PatientNotes.ai unterstützt Deutsch nativ — inklusive medizinischer Fachterminologie und umgangssprachlicher Patientenkommunikation.
• DSGVO-konform: Als europäische Zahnarztpraxis ist Datenschutz nicht verhandelbar. PatientNotes.ai ist sowohl DSGVO- als auch HIPAA-konform und erfüllt die strengsten Datenschutzstandards.
• Individuelle Vorlagen: Ich kann eigene Dokumentationsvorlagen erstellen, die genau zu unserem Praxisablauf und unserer Software passen.
• Einfache Bedienung: Aufnahme starten, behandeln, fertig. Keine komplizierten Sprachbefehle, kein technisches Setup.

Nach einer 7-tägigen Testphase war klar: PatientNotes.ai verändert unseren Praxisalltag grundlegend.

Patientendaten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Deshalb war Datenschutz für mich das wichtigste Auswahlkriterium bei der Suche nach einer KI-Dokumentationslösung. PatientNotes.ai erfüllt hier die höchsten Standards:

• AES-256-Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung mit AES-256 verschlüsselt — dem gleichen Standard, den Banken und Regierungsbehörden verwenden.
• TLS 1.3: Die gesamte Kommunikation zwischen App und Server erfolgt über TLS 1.3, die neueste und sicherste Transportverschlüsselung.
• HIPAA-konform mit BAA: PatientNotes.ai bietet ein Business Associate Agreement (BAA), das die Einhaltung der strengen US-amerikanischen Gesundheitsdatenschutzrichtlinien garantiert.
• DSGVO-konform: Vollständige Konformität mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung, einschließlich Recht auf Löschung und Datenportabilität.
• Kein KI-Training mit Patientendaten: Ihre Patientendaten werden niemals zum Training der KI-Modelle verwendet. Die Daten bleiben Ihre Daten.
• Audit-Logs: Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
• Strikte Datenisolierung: Jede Praxis erhält einen eigenen, isolierten Datenbereich. Eine Vermischung von Patientendaten verschiedener Praxen ist technisch ausgeschlossen.

Für mich als Zahnärztin in Deutschland war besonders wichtig, dass PatientNotes.ai die DSGVO nicht nur „irgendwie" einhält, sondern von Grund auf für den europäischen Datenschutzstandard entwickelt wurde. So kann ich die Technologie mit gutem Gewissen einsetzen.

Nach mehreren Monaten im Einsatz kann ich die Ergebnisse klar beziffern:

• ~2 Stunden Zeitersparnis pro Tag: Die abendlichen Dokumentationssitzungen gehören der Vergangenheit an. Die Notizen werden während der Behandlung erstellt und sind sofort verfügbar.
• Bessere Dokumentationsqualität: Die KI-generierten Notizen sind detaillierter und vollständiger als meine handschriftlichen Stichpunkte jemals waren. Kein Detail geht mehr verloren.
• 99 % Genauigkeit: Die Erkennungsrate für zahnmedizinische Fachbegriffe, Befundcodes und Behandlungsverläufe liegt bei über 99 %. Gelegentliche Korrekturen sind minimal.
• Weniger Stress: Das Gefühl, nach einem langen Behandlungstag noch Stunden am Schreibtisch verbringen zu müssen, ist verschwunden. Die Dokumentation erledigt sich quasi von selbst.
• Mehr Fokus auf Patienten: Während der Behandlung kann ich mich voll auf meine Patientinnen und Patienten konzentrieren, statt nebenbei Notizen zu kritzeln.

„Seit wir PatientNotes.ai in unserer Praxis einsetzen, habe ich abends endlich wieder Zeit für meine Familie. Die Dokumentation erledigt sich während der Behandlung — und die Qualität ist besser als je zuvor. Ich kann es jeder Kollegin und jedem Kollegen nur empfehlen."

PatientNotes.ai ist nicht nur für Zahnärzte entwickelt — die Plattform unterstützt über 28 medizinische Fachrichtungen, darunter Allgemeinmedizin, Orthopädie, Dermatologie, Kardiologie und viele mehr. Überall dort, wo Arzt-Patienten-Gespräche dokumentiert werden müssen, kann PatientNotes.ai den Arbeitsalltag revolutionieren.

Verfügbare Plattformen:

• iOS-App (iPhone & iPad): Die Aufnahme erfolgt direkt über die iOS-App — optimal für den Einsatz im Behandlungszimmer.
• Web-Version: Über den Browser können Notizen eingesehen, bearbeitet und exportiert werden — auf jedem Gerät.
• Android: Eine Android-Version befindet sich in Entwicklung.

Preise (Stand 2026):

• Jahresabo: ab $50 pro Nutzer und Monat
• Monatsabo: $70 pro Nutzer und Monat
• Enterprise: Individuelle Preise für größere Praxen und Kliniken auf Anfrage
• Kostenlose Testphase: 7 Tage ohne Kreditkarte

Ob Einzelpraxis oder MVZ — PatientNotes.ai skaliert mit Ihren Anforderungen und lässt sich flexibel an Ihre bestehenden Workflows anpassen.